E-Rechnungspflicht für Unternehmen: Lohnt sich der Aufwand?
Zeit sparen, Kosten sparen, Fehlerquote reduzieren, Büroprozesse einfacher machen. Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung bei Geschäften zwischen Unternehmen sind große Hoffnungen verbunden. Doch viele Betriebe müssen ihre Abläufe im Büro umstellen und neue Software kaufen.
"Ich glaube, diese Digitalisierung im Büro wäre durch den Generationenwechsel, der jetzt in der Wirtschaft Stück für Stück voranschreitet, schon automatisch passiert. Es hätte wahrscheinlich länger gedauert", sagt Tom Hardtke, Geschäftsführer der Dröge GmbH aus Mistorf bei Güstrow. Vor ihm auf dem Bürotisch liegt ein dicker Ordner mit Papierrechnungen, die er im November an seine Kunden verschickt hat. Seine Firma hat sich auf Elektrotechnik in der Landwirtschaft spezialisiert: Melktechnik, Kühltechnik, Elektronik für den Stall. Fast 30 Mitarbeiter hat das Unternehmen.
E-Rechnungen bei Privatkunden nicht verpflichtend
2.500 bis 3.000 Rechnungen verschicken sie hier pro Jahr, schätzt Tom Hardtke. Die meisten per Post. Das kostet Zeit und Geld. "Manche Kunden sagen, sie möchten es per E-Mail erhalten. Das sind bei uns circa zehn Prozent, würde ich sagen." Doch das soll sich ändern. Ab Januar müssen alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, elektronische Rechnungen, also E-Rechnungen, zumindest empfangen können. Spätestens drei Jahre später müssen sie diese auch versenden. Es geht dabei nicht um Geschäfte mit Privatkunden, sondern nur um sogenannte B2B-Kontakte, also um Handel zwischen Firmen.
Manipulationssicherer Datensatz soll Betrug erschweren
Eine E-Rechnung ist dabei mehr als die reine Rechnung im digitalen PDF-Format. Sie muss mit einem Datensatz hinterlegt sein, der alle Informationen der Rechnung beinhaltet. Durch diesen Datensatz sollen Zeit und Kosten gespart werden. Denn er fließt fast automatisch in die Bürosoftware ein, sodass lästiges Abtippen von Rechnungsdaten wie Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Anschrift oder Gesamtbetrag wegfällt. Tippfehler kann es so praktisch nicht mehr geben. Der Datensatz soll auch manipulationssicher sein. Steuerbetrug soll dadurch erschwert werden. Finanzämter sollen Transaktionen leichter überprüfen können.
Umstellung bedeutet Aufwand für Betriebe
Um mit E-Rechnungen arbeiten zu können, müssen viele Betriebe ihre Abläufe im Büro teilweise umstellen. "Die Unternehmen, die noch gar nichts für die Digitalisierung getan haben, die haben jetzt doch einen großen Berg Arbeit vor sich", sagt Susanne Witt von der Steuerberaterkammer Mecklenburg-Vorpommern. Sie schätzt, dass 40 bis 50 Prozent ihrer Kunden noch hauptsächlich mit Papierrechnungen arbeiten. "Wir hoffen, dass die Leute sich nochmal über ihre Büroorganisation Gedanken machen. Denn da wird oft noch in alten Prozessen gearbeitet, die nicht zu den digitalen Zeiten passen."
Akzeptanz und Sorgen: Betriebe reagieren unterschiedlich
Die IHK Rostock beobachtet, dass die Umstellung auf E-Rechnung besonders kleine Unternehmen belastet. Sie fordert großzügigere Übergangsfristen und bis zu 5.000 Euro Investitionshilfe für kleine Firmen. Auch die IHK Schwerin sieht im Moment zusätzlichen Aufwand durch die E-Rechnung für die Wirtschaft. Es gebe aber auch viele positive Rückmeldungen. Diese würden zeigen, "dass sich die meisten Unternehmen spürbar gut auf die Gesetzeslage eingestellt haben und eine Akzeptanz vorhanden ist."
E-Rechnungen könnten Geld sparen
Tom Hardtke von der Dröge GmbH aus Mistorf hat seine Firma schon längst auf den Pfad der Digitalisierung gebracht. Um E-Rechnungen zu erstellen, müsse man in seiner Rechnungssoftware nur ein Häkchen setzen. "Ich persönlich gehe gerne in diese digitale Richtung. Die 2.500 Rechnungen auf Papier - das sind alles Kosten, die wir gerade haben und die wir bei der E-Rechnung nicht haben. Von der Warte her bin ich eher pro Digitalisierung." Wie viel Zeit und Geld die E-Rechnung am Ende aber wirklich spart, weiß heute noch niemand.
